Directiesecretaris

Categorieën

  • HBO
  • € 3.777 - € 5.554 EUR
  • 32 uur
  • Bestuurs- en Managementondersteuning

Wil jij werken in het hart van de organisatie, waar strategie, besluitvorming en dagelijkse dynamiek samenkomen? Ben jij iemand die overzicht creëert, processen stroomlijnt de gemeentesecretaris ontzorgt en wil je meewerken aan complexe organisatiebrede processen, zoals kabinetszaken, procesinrichting en procesverbetering van MT-besluiten. Dan is deze functie iets voor jou. 

 

Wat ga je doen? 

In deze functie combineer je twee rollen: managementadviseur en coördinator van het secretariaat. Het grootste deel van je tijd besteed je aan de werkzaamheden van directiesecretaris.

 

Als Directiesecretaris ben jij de spil tussen de gemeentesecretaris, het managementteam en de organisatie. Je zorgt dat besluitvorming soepel verloopt, dat informatie op het juiste moment op de juiste plek is en dat het managementeteam optimaal wordt ondersteund. Je combineert strategisch inzicht met organisatorische scherpte en een proactieve werkhouding.

 

Je werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaris. Jullie vormen elkaars achtervang op het gebied van bestuurlijke besluitvorming en zijn in staat elkaar bij afwezigheid te vervangen, zodat de continuïteit en kwaliteit van de besluitvorming binnen bestuur en organisatie altijd geborgd blijft. 

 

De werkzaamheden die je gaat uitvoeren:

  • Je beheert en bewaakt de jaarplanning voor alle Management (MT)-besluitvorming.
  • Je zet je actief in voor de doorontwikkeling van de organisatie.
  • Je voert strak regie over het reguliere MT-proces.
  • Je houdt MT-leden doelgericht en effectief in hun rol.
  • Je zorgt dat MT-besluiten helder, tijdig en eenduidig worden doorgegeven in de organisatie.
  • Je bereidt besluiten zorgvuldig voor, toetst ze, legt ze vast en vertaalt ze naar concrete, uitvoerbare afspraken.
  • Je bewaakt deadlines, dossiers en vertrouwelijke informatie met grote zorgvuldigheid.
  • Je verzorgt pro-actief samen met de collega’s de interne communicatie over besluiten en hun impact.
  • Je ondersteunt bij strategische trajecten, bijeenkomsten en overleggen.

  • Je ontwikkelt beleid voor complexe organisatiebrede processen, zoals kabinetszaken, procesinrichting en procesverbetering van MT-besluiten.

     

Daarnaast ben je als coördinator van het secretariaat verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor complexe vraagstukken. Het (bestuurs)secretariaat bestaat uit nog zes collega’s en ondersteunt de burgemeester, wethouders en het MT. Ook verzorgt het team de kabinetszaken.

 

  • Coördineren van het werk: bewaken van prioriteiten, overzicht houden en zorgen dat verzoeken goed worden opgepakt.
  • Indien nodig meewerken op het bestuurssecretariaat om continuïteit te waarborgen.
  • Continu verbeteren van werkprocessen op basis van inzicht in rollen en verantwoordelijkheden.
  • Uitvoeren van financiële en personele taken voor het team.
Solliciteer direct

Je wordt onderdeel van het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Het secretariaat bestaat uit nog zes medewerkers die goed weten wat er van hen wordt verwacht. Verder bestaat BMO uit de bestuurssecretaris en drie bestuursadviseurs Binnen gemeente De Bilt werken we zoveel mogelijk met zelforganiserende teams. Voor het secretariaat is een uitzondering gemaakt in de rol van coördinator vanwege de dynamiek en het belang van één centraal overzicht. Tegelijkertijd is er binnen het team nog veel ruimte voor zelforganisatie: collega’s verdelen het werk grotendeels onderling en vervullen meerdere teamrollen.

 

In deze functie ben je een belangrijke spil in de organisatie. Je werkt intensief samen met de gemeentesecretaris, MT-leden, bestuursadviseurs en medewerkers uit de hele organisatie die voorstellen indienen voor besluitvorming.

Je bent iemand die snel schakelt, verbanden ziet en rust brengt in een dynamische omgeving. Je hebt een scherp oog voor processen, een sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je weet precies wanneer je moet doorpakken of juist moet afstemmen.

 

Je hebt:

  • Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaris, MT-secretaris, bestuurssecretaris of PA op strategisch niveau, bij voorkeur bij een gemeente.
  • Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke of complexe organisatie is een sterke pre.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Bestuurlijke sensitiviteit, organisatiesensitiviteit en een natuurlijke manier van verbinden.
  • Een proactieve, gestructureerde en oplossingsgerichte werkstijl.

 

Leidinggevende ervaring is een pre, maar geen vereiste. Wel heb je aantoonbare affiniteit met het begeleiden van collega’s, het coördineren van werkprocessen en het nemen van een natuurlijke voortrekkersrol.

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

  • Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.777 tot maximaal € 5.554 (Schaal 10) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 januari 2026).
  • We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
  • Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
  • Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
  • Een zakelijke telefoon en een laptop.
  • Actieve personeelsvereniging.
  • Bij een werkweek van 36 uur krijg je ruim vijf weken vakantie, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
  • Met ons ruime opleidingsbudget en -mogelijkheden krijg je alle ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen en jouw loopbaan naar een hoger niveau te tillen.

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Anoushka Helsdingen, sr. HR Business Partner. Deze vacature blijft openstaan tot er een geschikte kandidaat is gevonden. 

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Bel Stuur een bericht naar Wieger Stoel, Directiesecretaris via w.stoel@debilt.nl(Verwijst naar een e-mailadres). 

Je bent ook altijd welkom om een kopje koffie te komen drinken en kennis te maken.

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen?

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal(Verwijst naar een externe website)!

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Delen? Ja graag!
Acquisitie? Nee, bedankt. 

Terug naar het overzicht
Scroll naar boven naar het begin van de paginainhoud